Подбор бухгалтера для своей организации – весьма важный и непростой вопрос для любого руководителя. Малые предприятия, как правило, не могут позволить себе найм "дорогого" специалиста и потому довольно часто привлекают работника на неполную занятость. Бухгалтеры, работающие в небольших фирмах, зачастую одновременно ведут учет на нескольких предприятиях, за счет чего уровень их зарплаты достигает среднерыночного уровня.

Квалификация претендентов на вакантные бухгалтерские должности разная. Нередко потенциальный работник предъявляет высокие требования к заработной плате, владея при этом навыками по бухучету только на уровне бухгалтерских проводок и очень слабо ориентируясь в нормативных документах, регулирующих бухгалтерский и налоговый учет. "Недорогой" хороший бухгалтер на практике встречается не так уж часто. Руководителю, самостоятельно подбирающему себе специалиста, очень сложно оценить профессиональный уровень претендента на должность главного бухгалтера, т. к. для этого нужны специфические знания, опыт и время.
Осуществляя поиск работника через Интернет или печатные издания, руководитель, можно считать, "покупает кота в мешке". Достаточно распространенный метод приглашения специалиста по рекомендации знакомых тоже следует применять очень осторожно, т. к. при неудачном результате можно испортить отношения с ними. Подбор специалиста через агентство – недешевое удовольствие (в среднем стоимость этой услуги составляет 20% от годового оклада требуемого специалиста).

Не экономьте на бухгалтерии!


Практика показывает, что бухгалтеры малых предприятий часто являются "приходящими" либо ведут бухучет дома. При этом они, как правило, одновременно трудятся на нескольких предприятиях. Сейчас это в порядке вещей.
Обычно от бухгалтера требуется ведение бухгалтерского, налогового, а иногда и управленческого учета. При этом функция "главного бухгалтера" чаще всего остается за компанией, т. е. исполнитель фактически не несет ответственности за результаты своей работы. Такой бухгалтер обычно обходится фирме недорого.

Если бухгалтер работает на условиях неполной занятости, то:

• требуется как минимум оборудовать его рабочее место оргтехникой, мебелью;
  
• не всегда есть возможность его оперативного включения в работу.

Если бухгалтер - надомник, то:

• документы и реестры он хранит дома;
  как правило, сложно проверить, насколько тщательно он работает;
  
• документы часто визируются руководителем несвоевременно;
  
• всегда есть вероятность потери каких-либо данных и документов, восстановление которых в последующем является затруднительным и затратным делом;
  
• внештатного работника бывает сложно привлечь к ответственности.

Руководитель предприятия должен учитывать, что при найме бухгалтера в любом случае ему потребуется:

• приобрести бухгалтерскую программу;
  
• оплачивать семинары и специальные издания;
  
• установить справочные информационные базы и т. п.

Хотелось бы акцентировать внимание руководителей малых предприятий на том, что если они прогадают с наймом бухгалтера, то в будущем скорее всего потребуется восстановление учета их организаций, а это дорогостоящая процедура даже при наличии всех первичных документов. Сюда же добавится стоимость налоговых последствий. Если контролирующие органы придут с проверкой, до того как работодатель узнает об истинном положении дел в бухгалтерии, потери могут оказаться весомыми. Поэтому рекомендуем всем руководителям быть бдительными и не экономить на бухгалтерии!

Аутсорсинг - вариант решения проблемы

В настоящее время руководители малых предприятий все чаще используют для обработки финансовых данных при осуществлении коммерческих операций какую-либо внешнюю организацию. Такой способ ведения бухгалтерской деятельности называется аутсортингом. Возможность ведения учета специализированной организацией предусмотрена ст. 6 Закона РФ "О бухгалтерском учете". Такая компания уполномочена подписывать бухгалтерскую отчетность организации. Практика передачи ведения бухучета специализированной организации является типичной для многих стран. У нас этот вид услуг только набирает обороты.

У данного вида услуг есть преимущества и относительные неудобства. Преимущество, в первую очередь, заключается в комплексном подходе, т. к. в организациях, занимающихся аутсортингом, работают специалисты разного профиля (торговля, производство, услуги и т. д.), и компания, перешедшая на бухгалтерское сопровождение, будет закреплена за сотрудником, специализирующимся на определенном виде деятельности, а в случае необходимости будут привлекаться и другие специалисты.

При появлении у организации новых или доселе нетипичных видов деятельности обслуживающая компания разрабатывает методологию необходимого учета. Кроме того, в аутсортинговых компаниях существует система взаимозаменяемости сотрудников, т. е. можно не опасаться, что ваш бухгалтер заболеет или уйдет в отпуск. Иногда на малом предприятии возникает проблема, требующая для своего решения сугубо юридического подхода, например, стоит ли отстаивать свою точку зрения в суде. Для решения подобных вопросов компания может оперативно привлечь нескольких консультантов, способных понять проблемы бизнеса и оценить их масштабы. Помимо этого в специализированных компаниях, как правило, налажена система внутреннего контроля за состоянием учета у клиентов. Сочетанием таких возможностей достигается высокое качество услуг, предлагаемых аутсортинговыми организациями.
Неудобством сотрудничества с такими компаниями можно назвать физическое отсутствие бухгалтера на вашем предприятии, однако в течение рабочего времени он всегда доступен по телефону.

Масштабы аутсорсинга - выбор предприятия

Выбор масштабов взаимодействия с аутсортинговой компанией находится непосредственно в ведении малого предприятия. Организовать работу с компанией, ведущей учет, возможно различными способами. Для небольших предприятий, занятых эпизодической деятельностью либо осуществляющих небольшое количество операций, предпочтительно комплексное ведение всего учета.
Если ежедневно осуществляется множество типовых операций, то предприятию необходим бухгалтер-операционист на первичные документы, а аутсортинговая компания при этом будет выполнять функции главного бухгалтера, т. е. систематизировать, сводить информацию и представлять ее в соответствующие органы.

Иногда в ведение аутсортинговой компании передается какой-либо участок, например, начисление заработной платы. Как правило, это связано со сложностью работы на таком участке (большой численностью сотрудников, персонифицированным учетом, командировками, суточными и пр.). Выгодно это и в том случае, если головной офис предприятия находится в одном городе, а его филиал в другом.
Часто услугами аутсортинга пользуются компании, решившие диверсифицировать свою деятельность: например, специализировались на торговле, а затем решили заняться еще и строительством. Оперативно найти действительно грамотного бухгалтера на новую отрасль деятельности – крайне проблематично.
Некоторые компании заняты нетипичными видами деятельности, в связи с чем подобрать бухгалтера им очень сложно. Например: филиал иностранной компании работает в Москве. При ведении бухгалтерского учета на таком предприятии необходимо знать международное законодательство (необходима юридическая поддержка).

Критерии оценки компании-партнёра

При подборе бухгалтера следует ответственно отнестись к выбору компании для бухгалтерского сопровождения. При этом рекомендуется использовать следующие критерии оценки:

• время, в течение которого компания работает на рынке услуг;
  
• месторасположение офиса (с учетом того, часто ли оно меняется);
  
• визуальное впечатление от офиса и сотрудников;
  
• сайт в Интернете;
  
• список клиентов;
  
• по возможности, рекомендации клиентов;
  
• согласие подписывать отчетность и т. д.

Особенности договорных отношений

При организации работы важно грамотно и четко оформить договорные отношения – они в каждом конкретном случае, без преувеличения, будут эксклюзивными. Договором фиксируется, в частности:

• кто подписывает отчетность (когда учет ведется комплексно, а не частично, как правило, отчет подписывается обслуживающей компанией);
  
• порядок предоставления клиентом документов для обработки;
  
• отдельно оговариваются встречные проверки, сверки с налоговыми органами;
  
• возможность юридической поддержки и т. д.

В связи с эксклюзивностью каждого опыта сотрудничества для отношений между аутсортинговой компанией и ее клиентами не существует определенных рамок договора. Объем взаимных требований и время сотрудничества определяются индивидуально. Это зависит от желания заказчика и сложности поставленной задачи.

Мифы аутсорсинга

Существует достаточно распространенное мнение о нецелесообразности использования аутсортинговых услуг. Попробуем разобраться объективно.

Миф первый. Нанимаемый в специализированной фирме бухгалтер пользуется только предоставленной ему документальной базой, и если в ней чего-либо не хватает, то потом в отчетах всплывают ошибки, ответственность за которые несет руководитель малого предприятия.

Миф второй. В условиях жесткой конкуренции любому предприятию не нужны "лишние глаза и уши". Компания, которая будет заниматься аутсортингом, слишком много узнает о деятельности предприятия, что нежелательно.

По поводу первого мнения сразу можно заметить, что, решаясь на использование аутсортинговых услуг, нужно быть готовым к этому, в частности, отчетливо понимать, что любой бухгалтер работает с первичными документами и договора не делает. Поступление к нему информации в принципе возможно только от клиента (работодателя). Более того, заранее оговариваются сроки поставки накладных, счетов-фактур и прочих документов. Если какой-то документ прошел мимо бухгалтера, то в связи с системой двойной записи при ведении бухучета появятся вопросы к руководителю малого предприятия (например, есть накладная – где счет-фактура?).

В случае неудачного взаимодействия малого предприятия со своими контрагентами появляются неграмотно составленные учетные документы. Бухгалтер аутсортинговой фирмы подключается к урегулированию ситуации. Но если никаких платежей и документов по сделке не прошло, он и не узнает о том, что надо было учитывать. Это уже проблема работодателя, а не вина бухгалтера. Абсолютно такая же ситуация может возникнуть и тогда, когда у предприятия имеется свой собственный бухгалтер. Таким образом, аутсортинговая компания отвечает за свои ошибки, а клиент – за свои (достоверность и своевременность представляемых документов).

По поводу второго мнения логично будет напомнить, что аутсортинговая компания, поставляющая вам бухгалтера, несет ответственность по договору и заинтересована, чтобы клиент получил желаемый результат, т. к. от этого зависят ее репутация и доход. Это касается и взаимоотношений компании с проверяющими органами. Ведь если они найдут какие-либо недочеты, то потребуются дополнительные действия и объяснения бухгалтера. В противном случае с проверяющими структурами будет взаимодействовать, как минимум, юрист или руководитель отдела.

Такой уровень отношений дисциплинирует всю учетную деятельность малого предприятия. Бухгалтеру-одиночке сложнее выстроить и упорядочить внутренние отношения, бухгалтер на аутсортинге их систематизирует. К началу отчетного периода бухгалтер констатирует, что документы предоставлены ему не в полном объеме. Он формирует отчетность, параллельно уведомляя клиента, о том, что готовит к сдаче документы, которые имеются у него в наличии. Более того, в договоре с аутсортинговой компанией могут быть предусмотрены жесткие сроки сдачи документов и штрафные санкции за представление уточненных расчетов. 17.10.2007

Источник: Оптимум